Halo, pembaca yang budiman. Apakah Anda pernah mendengar istilah arsip? Apakah Anda tahu apa itu arsip, fungsi, dan jenisnya? Jika tidak, maka Anda berada di tempat yang tepat. Karena di artikel ini, saya akan menjelaskan kepada Anda semua tentang arsip.
 |
| Pengertian Arsip |
Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.
Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip memiliki ciri khusus, seperti arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.
Fungsi Arsip
Arsip memiliki banyak fungsi, baik bagi pencipta maupun pengguna arsip. Secara umum, arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Secara khusus, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
Fungsi Primer
Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai. Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi hingga ilmiah.
Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pengguna arsip selain pencipta arsip. Fungsi sekunder arsip ini harus mencakup nilai guna sejarah, nilai guna sosial, nilai guna budaya, dan nilai guna pendidikan.
Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, berdasarkan berbagai kriteria. Berikut adalah beberapa jenis arsip yang umum dikenal:
Jenis Arsip Berdasarkan Kepemilikannya
Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya adalah arsip yang dikelompokkan berdasarkan siapa yang memiliki atau menguasai arsip tersebut. Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terdiri dari:
- Arsip pribadi, yaitu arsip yang dimiliki atau dikendalikan oleh perseorangan, keluarga, atau lembaga non-pemerintah.
- Arsip publik, yaitu arsip yang dimiliki atau dikendalikan oleh lembaga negara, pemerintah pusat, pemerintah daerah, atau lembaga publik lainnya.
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Jenis arsip berdasarkan fungsinya adalah arsip yang dikelompokkan berdasarkan nilai guna atau manfaatnya bagi pencipta atau pengguna arsip. Jenis arsip berdasarkan fungsinya terdiri dari:
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih sering digunakan oleh pencipta arsip untuk kepentingan administrasi, hukum, atau keuangan.
- Arsip statis, yaitu arsip yang jarang atau tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip, tetapi masih memiliki nilai guna sejarah, sosial, budaya, atau pendidikan.
Jenis Arsip Berdasarkan Isinya
Jenis arsip berdasarkan isinya adalah arsip yang dikelompokkan berdasarkan subyek atau tema yang dibahas dalam arsip tersebut. Jenis arsip berdasarkan isinya terdiri dari:
- Arsip substantif, yaitu arsip yang berisi kegiatan atau fungsi unik dari tiap organisasi yang mana disesuaikan dengan misi dan tugasnya.
- Arsip fasilitatif, yaitu arsip yang berisi kegiatan atau fungsi umum yang bersifat pendukung atau penunjang bagi kegiatan atau fungsi substantif.
Jenis Arsip Berdasarkan Fisiknya
Jenis arsip berdasarkan fisiknya adalah arsip yang dikelompokkan berdasarkan bentuk atau wujud fisik dari arsip tersebut. Jenis arsip berdasarkan fisiknya terdiri dari:
- Arsip konvensional, yaitu arsip yang berbentuk kertas, kartu, formulir, atau bahan tulis lainnya.
- Arsip non-konvensional, yaitu arsip yang berbentuk film, pita, disket, CD, DVD, atau bahan elektronik lainnya.
Jenis Arsip Berdasarkan Kepentingannya
Jenis arsip berdasarkan kepentingannya adalah arsip yang dikelompokkan berdasarkan tingkat kerahasiaan atau kepentingan dari arsip tersebut. Jenis arsip berdasarkan kepentingannya terdiri dari:
- Arsip umum, yaitu arsip yang dapat diakses oleh siapa saja tanpa batasan atau syarat tertentu.
- Arsip terbatas, yaitu arsip yang hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu yang memiliki izin atau kewenangan.
Kesimpulan
Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip memiliki banyak fungsi, baik sebagai alat informasi maupun alat bukti. Arsip juga memiliki banyak jenis, berdasarkan berbagai kriteria. Arsip harus disimpan dengan baik dan aman, agar tidak rusak atau hilang. Arsip juga harus diatur dengan rapi dan sistematis, agar mudah dicari dan digunakan.
FAQ
Q: Apa perbedaan antara arsip dan bahan pustaka? A: Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah yang berisi sumber-sumber primer, sedangkan bahan pustaka adalah kumpulan dokumen yang berisi sumber-sumber sekunder.
Q: Apa contoh arsip pribadi dan arsip publik? A: Contoh arsip pribadi adalah surat pribadi, foto keluarga, atau buku harian. Contoh arsip publik adalah undang-undang, peraturan, atau laporan keuangan.
Q: Apa contoh arsip dinamis dan arsip statis? A: Contoh arsip dinamis adalah surat perintah, nota dinas, atau kwitansi. Contoh arsip statis adalah laporan tahunan, buku tamu, atau sertifikat.
Q: Apa contoh arsip substantif dan arsip fasilitatif? A: Contoh arsip substantif adalah surat kontrak, surat perjanjian, atau surat keputusan. Contoh arsip fasilitatif adalah surat undangan, surat pengantar, atau surat permohonan.
Q: Apa contoh arsip konvensional dan arsip non-konvensional? A: Contoh arsip konvensional adalah surat kertas, kartu nama, atau formulir. Contoh arsip non-konvensional adalah film, pita, atau disket.
Q: Apa contoh arsip umum dan arsip terbatas? A: Contoh arsip umum adalah surat kabar, majalah, atau brosur. Contoh arsip terbatas adalah surat rahasia, surat pribadi, atau surat berharga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar